fiege.ai

Grundlagen / Nachschlagewerk / Stand 22.9.2026

Glossar Verwaltungs-KI

Die Begriffe, die in jeder Sitzung fallen, mit einer Definition, die für die Verwaltung stimmt.

Die Definitionen sind für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung geschrieben, nicht für die Informatik. Wo ein Begriff eine eigene Seite hat, ist sie verlinkt. Fehlt ein Begriff, kommt er dazu: Frage hinterlassen.

Agent
Software, die ein Sprachmodell mit Werkzeugen, Gedächtnis und Regeln umgibt und mehrere Schritte nacheinander ausführt, etwa Eingang lesen, Vollständigkeit prüfen, Entwurf schreiben. In der Verwaltung immer als Teilautomatisierung mit Freigabe durch eine Fachkraft. Mehr dazu
Automation Bias
Die Neigung, Vorschläge eines Systems unkritisch zu übernehmen. Rechtlich heikel: Wer nur durchklickt, macht aus einer Teilautomatisierung faktisch eine Vollautomatisierung ohne Rechtsgrundlage. Mehr dazu
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Prüfung nach Art. 35 DSGVO, die der Datenschutzbeauftragte bei KI-Verarbeitung personenbezogener Daten in der Regel sofort verlangt. In der Praxis der erste formale Schritt jedes Vorhabens. Mehr dazu
Fachverfahren
Die Software, in der Verwaltungsakte entstehen (Wohngeld, Kfz, Bauantrag). Geschlossen, mit eigenem Datenmodell. KI arbeitet davor, nicht darin. Mehr dazu
Fundstelle
Die genaue Angabe, woher eine Aussage stammt: Dokument, Paragraph oder Seite, Fassung, Datum. Prüfer verlangen sie bei jeder fachlichen Aussage eines KI-Systems. Mehr dazu
Halluzination
Eine flüssig formulierte, aber falsche Aussage eines Sprachmodells. Entsteht vor allem, wenn dem Modell die passende Quelle fehlt und es die Lücke aus dem Training füllt. Gegenmittel: Wissensbasis mit Fundstellen und die Regel, Nichtwissen auszuweisen.
Human in the Loop
Ein Mensch prüft und gibt frei. Als Sicherheitsversprechen nur tragfähig, wenn vier Bedingungen erfüllt sind: befähigte Person, ausreichend Zeit, echtes Ablehnungsrecht, nachvollziehbare Begründung. Sonst ein Etikett, das Verantwortung verschiebt. Mehr dazu
Kontextfenster
Die Textmenge, die ein Sprachmodell in einer Anfrage gleichzeitig verarbeiten kann, gemessen in Token. Alles, was hineinkommt, kostet; große Kontexte sind der häufigste Grund für hohe Rechnungen. Mehr dazu
Kostendeckel
Eine vertraglich oder technisch festgelegte Obergrenze der Kosten je Monat, verbunden mit einer Frühwarnung vor Erreichen. In Gesprächen mit Kommunen die am häufigsten genannte Bedingung. Mehr dazu
Metering
Die Messung des tatsächlichen Verbrauchs je Vorgang: welche Modelle, wie viele Token, welche Kosten. Voraussetzung für Preis je Vorgang und für jede ehrliche Kostenaussage. Mehr dazu
Modell-Routing
Software entscheidet je Aufgabe, ob ein kleines, günstiges Modell reicht oder ein großes nötig ist. Auf der AI4GOV-Konferenz 2026 wurde geschätzt, dass rund 98 Prozent der Anwendungsfälle mit kleineren Modellen genauso gut gehen. Mehr dazu
Nachnutzung
Übernahme einer Lösung durch eine andere Verwaltung. Technisch bei Bundes- und Landesrecht einfach, praktisch durch Vergaberecht, § 2b UStG und Varianz im Detail erschwert. Mehr dazu
Ortsrecht
Satzungen, Gebührenordnungen und Bebauungspläne einer Kommune. Die vierte Rechtsschicht, die Sprachmodelle nicht kennen und die jede Kommune selbst einspielen muss. Mehr dazu
Personalrat
Vertretung der Beschäftigten. Bei Einführung technischer Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen könnten, mitbestimmungspflichtig. In der Praxis informell zuerst einzubinden. Mehr dazu
Proof of Concept (PoC)
Ein Versuch, der zeigt, dass etwas technisch geht. Der Landesbetrieb IT.NRW beschrieb 2026 öffentlich, dass ganz viele Projekte nicht über Versuche hinauskommen. Die PoC-Falle ist der häufigste Reifegrad. Mehr dazu
RAG (Retrieval-Augmented Generation)
Verfahren, bei dem das Sprachmodell vor der Antwort passende Textstellen aus einer eigenen Wissensbasis erhält. So kommen Landesrecht, Dienstanweisungen und Satzungen in die Antwort, mit Fundstelle.
Schatten-KI
Nutzung privater KI-Zugänge für dienstliche Aufgaben, weil das offizielle Angebot fehlt oder schlechter ist. Setzt den Maßstab: Ein offizielles Werkzeug muss mindestens so gut sein wie das private für 20 Euro im Monat. Mehr dazu
Sprachmodell (LLM)
Ein statistisches Modell, das Text fortsetzt. Es kennt keine Fakten, sondern Wahrscheinlichkeiten. Deshalb braucht es in der Verwaltung eine Wissensbasis, Regeln und eine Freigabe.
Teilautomatisierung
Das System bereitet vor, ein Mensch entscheidet. Der rechtlich gangbare Weg für KI bei Verwaltungsakten, solange die Freigabe echt ist. Mehr dazu
Token
Die Abrechnungseinheit von Sprachmodellen, grob ein Wortteil. Eine deutsche DIN-A4-Seite entspricht etwa 700 bis 1.000 Token. Preise werden je Million Token angegeben, getrennt nach Eingabe und Ausgabe. Mehr dazu
Versionsstand
Die Angabe, welche Fassung eines Dokuments einer Aussage zugrunde liegt. Ohne Versionsstand ist eine Fundstelle für Prüfer wertlos, weil Satzungen und Erlasse sich ändern. Mehr dazu
Vier Schichten
Bund, Land, Haus, Ort: die vier Rechtsquellen, aus denen jede Verwaltungsentscheidung zusammengesetzt ist. Ein Ordnungsmodell für Wissensbasen. Mehr dazu
Vollautomatisierung
Ein Verwaltungsakt wird ohne menschliche Entscheidung erlassen. Nach § 35a VwVfG nur zulässig, wenn ein Fachgesetz es erlaubt und kein Ermessen besteht. Für generative KI praktisch ausgeschlossen. Mehr dazu
Vollständigkeitsprüfung
Der erste Schritt der Sachbearbeitung: Was liegt vor, was fehlt, was ist nachzufordern. Der Vorgang, mit dem Sachbearbeitende einen KI-Einstieg am ehesten selbst wünschen. Mehr dazu

Quellen

Stand 22.9.2026 · fiege.ai