Fünf Reifegrade: vom Chat für alle bis zum Vorgang im Fachverfahren

Der Landesbetrieb IT.NRW beschrieb es 2026 auf offener Bühne: Man habe vor sechs Jahren angefangen, vor ChatGPT, dann hätten alle chatten wollen, und ganz viele Projekte kämen nicht über Versuche hinaus, über Proofs of Concept und Labore. Die Gespräche in Kommunen bestätigen das Bild. Fast jede Verwaltung hat einen Chat für alle Beschäftigten. Fast keine hat einen Vorgang, der vom Eingang bis ins Fachverfahren läuft.

Die fünf Stufen

Stufe	Was läuft	Typische Aussage	Wer ist dort
0 Schatten-KI	Beschäftigte nutzen private Zugänge für dienstliche Texte	„ChatGPT für 20 Euro im Monat, mein neues Google"	Jede Verwaltung, auch die mit offiziellem Angebot
1 Chat für alle	Ein datenschutzkonformer Assistent, Texte, Zusammenfassungen, Übersetzungen	„Wirklich die typischen, einfachen Sachen"	Die meisten Kommunen ab 20.000 Einwohnern, Länder, Bund
2 Wissensbasis	Der Chat antwortet aus eigenen Quellen: Dienstanweisungen, Satzungen, Landesrecht, mit Fundstelle	„Unser Rechtsamt arbeitet sehr intensiv damit"	Großstädte im Beta-Betrieb, einzelne Kreise im Test
3 Vorgang mit Freigabe	Ein abgegrenzter Vorgang läuft als Kette: Eingang, Vollständigkeit, Entwurf, Freigabe	„Anträge in 15 Minuten statt einem Arbeitstag"	Einzelne Pilotprojekte, Bundesvorhaben mit Fachtiefe
4 Übergabe ins Fachverfahren	Das Ergebnis geht strukturiert ins Fachverfahren, ohne Abtippen	„Voll integriert bis zum SEPA-Mandat"	Sehr wenige, meist kleine Vorgänge wie die Hundesteuer

Warum Verwaltungen auf Stufe 1 bleiben

1. Der Chat ist billig zu beschaffen, der Vorgang nicht. Ein Chat ist ein Produkt; ein Vorgang ist ein Projekt mit Fachbereich, Datenschutz, Personalrat und Schnittstelle.
2. Die Nutzung bleibt flach. Eine Mittelstadt beschreibt ihre Nutzung nach zwei Jahren als Texterstellung und Zusammenfassung. Niemand misst, ob das Werkzeug Zeit spart.
3. Der Einstieg wird zu groß gewählt. Wohngeld mit tausend Belegen und besonders schützenswerten Daten ist der falsche erste Fall. Der richtige ist klein, hat einen strukturierten Eingang und einen Fachbereich, der ihn selbst wählt.
4. Konsortien ohne Ergebnis. Eine Mittelstadt berichtet von anderthalb bis zwei Jahren in einem Konsortium mit dem regionalen IT-Dienstleister, ohne dass etwas entstanden sei.
5. Die Nutzer wurden nie gefragt. Ein Forscher nannte es auf der AI4GOV-Konferenz als Hauptgrund für scheiternde KI-Projekte: Der Auftraggeber sei zufrieden, die Nutzer seien nie gefragt worden.

Woran man Stufe 3 erkennt

• Es gibt einen benannten Vorgang mit Anfang und Ende, nicht ein Werkzeug für alles.
• Es gibt eine Fachkraft, die freigibt, und sie hat Zeit dafür.
• Jede Antwort trägt Fundstellen und den Versionsstand der Quelle.
• Es gibt eine Zahl aus dem eigenen Haus: Minuten vorher, Minuten nachher, Fälle je Monat.
• Der Fachbereich würde den Vorgang einem anderen Haus zeigen.

Der letzte Punkt ist der wichtigste. In jedem Gespräch 2026 wurde sofort nach einem Referenzhaus gefragt, das es macht. Wer auf Stufe 3 ist, hat etwas, das er zeigen kann. Wer auf Stufe 1 ist, hat eine Lizenz.