Zehn Befunde aus 40 Gesprächen mit Verwaltungen

Zwischen Juli und September 2026 gab es rund 40 Gespräche, Workshops und Konferenzsitzungen mit Kommunen, Kreisen, Rechnungsprüfern, Beratungen und Landeseinrichtungen, überwiegend in Nordrhein-Westfalen. Die Häuser sind hier anonymisiert, die Aussagen sinngemäß wiedergegeben. Zehn Befunde, die sich über alle Gespräche hinweg wiederholen.

1. Der Widerstand sitzt nicht bei der Sachbearbeitung

Acht Sachbearbeitende im Sozialamt eines Landkreises waren nach einem Testlauf offen; eine Zuhörerin aus der Nachbarabteilung sagte, das brauche sie bei sich auch. Die Stelle war seit drei Jahren unbesetzt. Ein Bürgermeister sah die Ängste trotzdem bei der Sachbearbeitung. Beides stimmt: Die Angst wird der Sachbearbeitung zugeschrieben, die Zustimmung kommt von ihr.

2. Der Engpass ist Beschaffung, Haushalt und Tokenangst

Eine Mittelstadt in vorläufiger Haushaltsführung: „Wie gern würde ich sagen, ich habe ein Budget von 25.000 Euro." Ein Kreis: Token im Test verdreifacht, Zahlung pro Kopf verdoppelt. Die Forderung daraus: eine Decke pro Monat und frühzeitig Bescheid. Mehr unter Kostendeckel.

3. Größe entscheidet über Wirtschaftlichkeit

„Im Wohngeld bearbeitet der Kreis im Monat tausend, bei uns sind es hundert." Kleinkommunen brauchen Nachnutzung, sonst lohnt sich kein Aufbau. Mehr unter Nachnutzung.

4. Ende-zu-Ende ist der ungelöste Wunsch

„Der Antrag kommt über das Online-Formular rein, als XML. Was passiert dann?" Und für die Hundesteuer: „Es kommt eine PDF raus und wird wieder abgetippt." Kein Gesprächspartner hatte einen Vorgang, der vom Eingang bis ins Fachverfahren läuft. Mehr unter Fachverfahren.

5. Chat produktiv, Vorgang im Versuch

Eine Mittelstadt hat einen Chat für alle Beschäftigten, eine Großstadt eine eigene Plattform im Beta-Betrieb mit dem Rechtsamt, eine Kleinstadt eine abgeschottete Cloud-KI, die Datenschutz und Personalrat zugestanden haben. Genutzt wird das für Texte und Zusammenfassungen. Mehr unter Reifegrad.

6. Der Entscheidungsweg ist eine Sequenz, kein Organigramm

Datenschutzbeauftragter sofort mit Folgenabschätzung, Personalrat informell zuerst, Fachbereich wählt den Vorgang, Beigeordneter stimmt mit den Dezernaten ab, Referenzgespräch wird noch am selben Tag erbeten. Mehr unter Entscheidungsweg.

7. Die Haushaltssperre ist ein Kaufsignal

Die Häuser in Haushaltssperre reagierten am schnellsten. Ein Kreisvertreter: Die Frage, ob man mehr Personal bekomme, stelle sich gar nicht mehr. Wenn Stellen nicht besetzt werden, wird ein Werkzeug mit Kostendeckel zur einzigen Option.

8. Prüfung: Haftung und der Name auf dem Bescheid

Bei Rechnungsprüfern, Wirtschaftsprüfern und Beratern steht immer die Haftung darüber: „dein Name, mein Name". Ein Prüfungsassistent, der Fundstelle und Versionsstand bei jeder Aussage liefert, ist akzeptabel; Personalersparnis als Argument beendet das Gespräch. Die Zahlungsbereitschaft kommunaler Prüfungsämter ist gering: ein Fortbildungs- und Literaturbudget von 1.000 Euro im Jahr, geteilt durch vier oder fünf Prüfer, wurde als Größenordnung genannt.

9. Schatten-KI setzt den Maßstab

„ChatGPT, Perplexity für 20 Euro im Monat, mein neues Google", sagte ein Gutachter auf offener Bühne. Ein Berater berichtete, derselbe Prompt liefere privat ein wunderbares Exposé und im dienstlichen Werkzeug mehr Fragen als Antworten. Und Bürger schicken KI-geschriebene Widersprüche „in Massen". Das offizielle Werkzeug muss besser sein als das private, sonst wird es umgangen.

10. Die Sprache, die zieht, ist konkret und klein

Was ankommt: „sofort so dieses Aha", „wo drückt der Schuh", „Anträge werden in 15 Minuten geprüft, dafür brauchen wir normalerweise einen Arbeitstag", „leichtfüßig". Was das Gespräch beendet: „Stellen aus dem Stellenplan rausnehmen", „Eine für alle", „wir lösen alle Ihre Probleme mit KI", und „Human in the Loop" als Beruhigungsformel, die ein Forscher als famous last words bezeichnete.

Was daraus folgt

Wer mit einer Verwaltung über KI spricht, sollte einen kleinen Vorgang mitbringen, den der Fachbereich selbst benennt, eine Kostenzeile je Vorgang, einen Kostendeckel, einen Abriss für Personalrat und Datenschutz, und ein Haus, das es schon macht. Alles andere ist Broschüre.