Was ist ein Fachverfahren, und warum kommt die KI nicht hinein?

Das Fachverfahren ist die Software, in der Verwaltungsakte entstehen: Wohngeld, Kfz-Zulassung, Bauantrag, Hundesteuer, Eingliederungshilfe. Jede dieser Leistungen hat ihr eigenes Verfahren, meist von einem der großen kommunalen IT-Dienstleister betrieben, mit eigenem Datenmodell, eigener Aktenlogik und eigenem Bescheidgenerator. Ein Sachbearbeiter verbringt den Arbeitstag darin.

Der Satz, der in jedem Gespräch fällt

„Der Antrag kommt über das Online-Formular rein, als XML. Was passiert dann?"

So formuliert es die Digitalisierungsstelle einer Mittelstadt in Nordrhein-Westfalen im September 2026. Die Antwort ist in den meisten Häusern: Der Datensatz wird ausgedruckt oder als PDF abgelegt, und die Sachbearbeitung tippt ihn ins Fachverfahren. Eine Kommune beschreibt es für die Hundesteuer so: „Es kommt eine PDF raus und wird wieder abgetippt." Das Online-Zugangsgesetz hat den Eingang digitalisiert, nicht den Weg danach.

Wo KI tatsächlich arbeiten kann

KI-Werkzeuge kommen nicht ins Fachverfahren hinein. Sie arbeiten in dem Raum davor, der heute aus Papier, PDF und Copy-Paste besteht:

1. Eingang: Das XML aus Form Solutions, Formcycle oder dem Landesportal wird gelesen, die Zuständigkeit bestimmt, der Fall einer Sachbearbeitung zugeordnet.
2. Vollständigkeit: Welche Unterlagen liegen vor, welche fehlen, welche sind widersprüchlich? Daraus entsteht die Nachforderungsliste. Sachbearbeitende nennen das den wichtigsten Schritt: „Erst mal gucken, was ist angekommen, was brauchen wir, was müssen wir nachfordern. Und danach gehen wir erst inhaltlich rein."
3. Entwurf: Ein Entscheidungsvorschlag mit Fundstellen aus Bundesrecht, Landesrecht, Dienstanweisung und Ortsrecht (siehe Vier Schichten).
4. Freigabe: Die Fachkraft bestätigt, ändert oder verwirft. Das ist keine Formsache, sondern rechtlich die Stelle, an der aus Teilautomatisierung keine Vollautomatisierung werden darf (siehe Vollautomatisierung).
5. Übergabe: Der geprüfte Datensatz geht als strukturierte Datei ins Fachverfahren, oder, wenn das Verfahren keine Schnittstelle hat, als vorbereiteter Eintrag, den die Sachbearbeitung nur noch bestätigt.

Schritt 5 ist die eigentliche Baustelle. Die Frage „Kriegen wir die Schnittstelle zum Finanzwesen bedient?" entscheidet über den Nutzen des ganzen Vorgangs.

Zwei Integrationsmuster

Auf der AI4GOV-Konferenz in Köln beschrieb der Co-Projektleiter der GenAI-Plattform von GovDigital und AKDB zwei Muster, die sich mit den Gesprächen in Kommunen decken:

Muster	Wie es läuft	Beispiel
KI als Element des Fachverfahrens	Das Fachverfahren bleibt im Rechenzentrum und reicht einzelne Daten an eine KI-Plattform weiter	Handschriftenerkennung bei Verlustanzeigen im Meldewesen
Eigenständiges Modul	Ein abgegrenzter Vorgang läuft vollständig auf der Plattform, das Fachverfahren erhält nur das Ergebnis	Vollständigkeitsprüfung mit Nachforderungsliste vor der Sachbearbeitung

Das zweite Muster ist für die meisten Kommunen der realistische Einstieg, weil es keine Änderung am Fachverfahren verlangt.

Was das für die Auswahl eines ersten Vorgangs heißt

• Der Vorgang sollte einen strukturierten Eingang haben (XML, nicht Brief).
• Das Fachverfahren sollte einen Import kennen, oder der Vorgang endet bewusst bei „vorbereiteter Datensatz, Fachkraft bestätigt".
• Vollständigkeit vor Inhalt: Der erste Nutzen ist die Nachforderungsliste, nicht die Entscheidung.
• Ein Vorgang, den die Sachbearbeitung selbst benennt, gewinnt gegen einen, den die IT auswählt.

Ein Landkreis in Nordrhein-Westfalen berichtet nach einem Pilotlauf im Sozialamt, dass die Vollständigkeitsprüfung eines Antrags von einem Arbeitstag auf rund 15 Minuten fiel. Die Zahl stammt aus dem Haus selbst und ist hier ohne Freigabe nur als Erfahrungswert wiedergegeben.